《现代》杂志_《现代秘书学》考试卷（三）

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一、填空题：20%

现代秘书工作的特点一是政治性；即管理的政治性导致秘书工作也具有相同的特性；二是综合性：即部门处于综合地位，且领导工作广泛及其与社会联系的广泛使之具有这样的特性；三是辅助性；秘书为领导服务，没有决策权，还必须按领导决策意图执行，因此决定其只能辅助领导开展工作；四是被动性；秘书工作须围绕领导工作需要而进行，因此其工作是被动的；五是事务性；秘书有繁杂的事务需要处理；六是机密性；因为领导事务的具有机密性，因此须做好保密工作。

秘书群体的知识结构须互补才能形成优势，即以自然科学知识和社会科学知识人员的组合；以个体特长互补状态组成群体的“通才”状态，以个体的多元知识构成组合群体的立体知识结构。即将不同知识结构和业务专长的秘书个体组合在一个秘书群体中，就可达到以长补短，优势互补，达到合理、全面、完整的状态，从而能胜任秘书机构所担负的各项工作。

秘书秘书信息的构成要素有：信息源、信息载体、信息传递者、信息接收者和信息道。

 

 

二、名词解释：15% 
1、协调： 
通过协商和调和，建立和谐、融洽的关系，密切配合，步调一致，来实现共同的目标。 
2、保密： 
是指人们把不让外界知悉的秘密加以保藏、保全、保守、保护或保卫，使之不外泄的行为。 
3、经验决策： 
指领导者或领导班子依靠正确的思想方法、智慧以及掌握的有效信息，凭借丰富的经验和对未来有根据的综合分析、论证和判断，直接选取方案。经验决策有主观的成分，但决非主观的“拍脑门式”的决策，我们大部分的决策都是经验决策 
4、会议： 
“会”：即会合、聚会；“议”：议论、商量。“会议”，就是人们聚合在一起，有领导、有组织、有目的地讨论和商量问题。 
5、人格： 
是在一定社会中的地位与作用的统一，个人做人的尊严、价值和品格的总和。 

三、简答题：10% 
1、公务员制度中对秘书的定义： 
是国家工作人员（或称公务员）众多职务中的一种，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的公务人员，是以文字、碉研、组织、协调等能力为手段、围绕领导意图进行工作的智力劳动者，是领导的耳目、助手和参谋 
2、秘书在决策过程中的作用： 
一个决策需要考虑的内容方方面面，有大量的辅助工作需要做，因此，决策不是领导者一个所能完成的工作，秘书就是协助领导做辅助工作的。温家宝在《同部分省、市秘书长座谈时的谈话要点》中明确指出：“办公厅的这一客观地位，决定了我们工作的基本职责就是服务，也就是为领导的科学决策和决策的正确执行服务。” 

四、辨析题：（下列各题是正确的在题后的括号内打“√”，是错的则在题后括号内打“×”）10% 
1、素质是先天成分所占比例高，修养则大都是后天养成的。（  ） 
2、秘书信息工作的质量与效率，直接左右秘书完成职能任务的质量与效率。（  ） 
3、将不同知识结构和业务专长的秘书个体组合在一个秘书群体中，能形成互补的优势。（  ） 
4、科学决策的起点和终点都离不开符合客观事物发展规律的经验决策。（  ） 
5、智力是人认识客观事物的能力，属于认识活动的范畴。（  ） 
6、能力是指人完成某种活动的本领，属于认识活动的范畴。（  ） 
7、秘密是保密的对象和客体，保密是秘密实现目标的手段和措施，保密工作则是条件和保证。（  ） 
8、秘书辅佐决策就是说他必须站在领导的高度上统览全局并最终对决策方案拍板确定。（  ） 
9、“硬管理”是指“以人为中心”，即以机关、单位的战略、结构、制度等管理要素为重点的管理方式，（  ） 
10、秘书工作的被动性使得其工作与信息毫无关系。（  ）

五、论述题：30% 
一、秘书学的学科性质是什么： 
“综合说”：认为是研究秘书、秘书工作、秘书机构、秘书职能、秘书队伍建设和秘书实务的本质、特征和规律的新兴、横向、边缘、交叉的综合性应用学科，是一门独立的现代人文社会学科。 
秘书学的理论来源于秘书实践，先有秘书实践，然后才有秘书学。秘书学是秘书实践经验的概括和总结，是秘书实践经验的条理化、系统化、规范化、理论化和科学化。秘书实践是秘书学的本源，这是它区别于其他学科的根本属性，因此，它是一门不从属于其他任何学科的独立学科。 
从学科的大范围来划分，秘书学属于人文社会科学，是一门新兴的独立的人文社会学科，具有很强的政治性、理论性、实践性和综合性，这是公认的。 
然而，秘书学又是一门典型的新兴的现代、横向、边缘、交叉的综合性应用学科。在我国，现代秘书学诞生于20世纪80年代，是一门新兴的学科，其现代性的特征十分明显。秘书学的产生和发展不是孤立的，它创造性地吸收了领导科学、管理学、社会学、行为科学、信息学、公共关系学、文书学、档案学、写作学等姊妹学科的研究成果，化为自己的血肉，赋予它以新的内涵和新的特质。这也就是说，秘书学与上述姊妹学科相互影响，相互渗透，相互促进，共同发展，但在学科的根本属性上它又与上述姊妹学科有着根本的区别，从而标明了秘书学具有现代、横向、边缘、交叉的综合性质。秘书学来源于实践，反过来又为指导秘书实践服务，它虽有完整的理论体系和理论知识，但它不是一门纯理论的学科，它强调的是理论与实践的有机结合，强调的是对秘书学理论的创造性实践和应用，所以，从本质上讲，秘书学是一门实践性很强的应用学科，是一门带有很强技能性、技艺性、技法性、技巧性的技术性应用学科，它以各行各业的秘书和秘书工作都有着现实的指导意义。 

二、简述能力及当代秘书应具备的基本能力： 
指顺利完成工作任务、并直接影响工作质量和效率的基本技能，或者说是能胜任某项工作任务的主观条件即本领。 
能力是人们综合素质和基本修养的具体表现，并以知识为基础。一般地说，知识是人们对客观世界的一种认识活动，而能力则是人们运用知识对客观世界的改造和创造。能力与实践活动密切相关。个人的能力总是在某一特定实践活动中形成、发展并得到表现，直接影响到实践活动的成败。 
（一）办事能力：“办文、办会、办事”是秘书的三大任务，而办事是其根本任务。秘书要想办好事，就必须做到：能正确理解和领会领导的意图、指示，熟悉职权范围，知晓办事渠道，遵循办事程序，了解有关业务，掌握工作规律，区分轻重缓急，因势利导，驾驭局势，将繁杂的机关单位的事务处理的井井有条。 
（二）思维能力：指人脑反映客观事物并能达到某种结构构成的信息加工的能力。思维是人脑对客观事物本质及其规律的间接、概括的反映，这是认识过程的高级阶段，是人类智慧的核心和支柱。人类正是通过思维，才获得了对事物本质忏悔、内在联系和发展规律的认识。思维和思维能力是社会实践的产物，分为动作思维、形象思维、理性思维、直觉思维、创造性思维等。秘书应具备各种思维能力，尤其是创造性思维能力。 
（三）管理能力：秘书担负辅助决策、协助管理、综合协调的职能，因而要求具有相应的管理能力，这包括辅助计划、组织、指挥、监督、控制、协调、实施的能力在内，秘书管理能力有：能使各方面的关系亲近、融洽、和谐，以消除不应有的紧张和隔阂；能迅速、准确地进行信息的传递与反馈，以避免视听不灵，情况不明；能使各项工作有主有次、有轻有重、同步运转，以杜绝工作的重复与冲突；能调动各方面的力量，变少数人的忙碌为群体的努力，以改变机关、单位部门忙闲不均的状况；能够促使机关、单位工作向快节奏、高效率、高质量的目标发展，以克服效率低、质量差的弊病。 
（四）调研能力：秘书协助领导工作，就必须深入基层，了解情况，发现问题，进行科学的分析、归纳，掌握第一手材料，才能为领导决策提供可靠的依据。 
（五）表达能力：指人们运用语言、文字、表情、动作、身姿来表现客观事物、事理和主观感受、思维的能力。它包括口头表达、书面表达、势态表达三种能力。前二者是秘书最应具有的表达能力。 
（六）承受能力：指人的心理对外界情况发生变化时的承担和自控能力。人的心理对外界环境，如自然环境和社会环境（包括政治环境、职能环境、社交环境等）有习惯的适应性。秘书接触的人多，要处理的事杂，且工作又具有多变性，这一切都要求秘书要有较强的心理承受能力，要能够坚韧不拔，冷静处理，凭借自己的智慧、经验和能力，通过持续不断的努力，求得问题的圆满解决。 
（七）社交能力：指在各种社会实践活动中秘书与人接触、交往、应酬的能力。枢纽地位决定的秘书必须具有较强的社交能力。 
（八）操作能力：指亲自动手熟练操作现代办公设备的能力。办公自动化要求秘书必须掌握打字、复印、电传、缩微、摄影、录音录像、编辑、校对、速记等动手操作的能力 

六、秘书实务：15% 
秘书印章管理的基本要求有哪些？ 
印章是“印”和“章”的合称，即在金属、石、木、塑胶等材料上刻上文字或图形，再盖用在文书材料上，作为组织或个人的凭信。印章是机关、单位或领导人的代表，是行使权力的标志，具有法定的权威性。 
由秘书或秘书部门管理的印章一般有两种：一是机关、单位的公章，即自机关、单位成立之日起，由上级机关颁发的机关全称公章；二是机关、单位领导人因工作需要而刻制的个人签名章或图章。 
（一）印章的刻制： 
须根据国务院（1979）234号文件颁发的《国务院国务院国家行政机关和企事业单位印章的规定》办理。即任何机关、单位的印章，都不准擅自刻制。印章通常在机关、单位被正式批准成立后，由上级机关颁发或经批准持上级机关证明制作。印章刻制必须持有县以上公安机关指定的刻字社制作，非公安机关指定的刻字社不准承揽此项业务。验收合格的印章，要进行详细的登记，并留下印模，以备查考，印章的形体规格（尺寸、字体、样式等），要严格执照国务院的有关规定执行，不得各行其是。 
（二）印章的颁发： 
上级机关发给下级机关、单位的印章，称为颁发印章。印章的颁发要手续完备并确保完全。可打电话通知受印机关、单位来人领取，也可派人送去。取送印章要按取送机要文件对待。实行双人制，以确保完全。 
（三）印章的启用： 
是指印章从何时开始生效使用。在印章启用前，应把握识别真伪的方法，并将印模及启用时间通知有关机关、单位，且上报上级机关备案。机关、单位撤销或改变名称，印章应缴还制发机关处理。业务用章的启用由机关、单位领导自行确定。对外产生效用的印章，如收发印章、财务专用章等，在启用前，应将启用时间、印章式样通知有关机关、单位。 
（四）印章的使用： 
印章一般由秘书部门统一管理，由专人具体负责使用。用印时应检查是否可用印，检查完毕，才能在文件上机关、单位署名和年、月、日的中间加盖印章。盖章时要讲究质量，印油要均匀，颜色要正红，位置要适宜，用力要适度，盖名压月，防止模糊不清，使盖出的印章清晰、端正、庄重。 
（五）印章的保管： 
应由政治可靠的专人保管，存放在上锁的办公桌抽屉内，节假日要放置在安全处，并贴上封条。假后使用要检查，严防私用、盗用公章。 
（六）印章的停用： 
当机关、单位名称变更或机构撤销时，该机关、单位印章即自行停用。停用印章要发文通知有关机关、单位，并以通知中说明停用的原因，标明停用印章的印模和停用时间。停用的废印不得在原机关、单位长期留存，要及时送交原颁发机关。 
（七）印章的存档和销毁： 
制发印章的机关回收废旧印章后，要进行登记销账。对那些重要的机关、单位，具有保存价值的旧印章要妥善保存，对那些一般单位或临时性单位、保存价值不大的旧印章，应集中起来，定期销毁。销毁印章应经主管人员批准，并有人监销。销毁的废旧印章，都要留下印模保存起来，以备日后查考。

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